Ab 2025 Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Mit dem 01. Januar 2025 tritt in Deutschland eine bedeutende Änderung in der Rechnungsstellung für den B2B-Bereich in Kraft: die verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rechnungen. Diese Vorschrift betrifft alle Unternehmen, die ihre Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) ausstellen, und gilt unabhängig vom Geschäftsvolumen. Auch Unternehmen, die bisher ausschließlich Papier- oder unformatierte digitale Rechnungen verwenden, müssen sich auf diese Neuerung einstellen, um ihre Konformität mit der Gesetzgebung sicherzustellen.

Übergangsfristen und Ausnahmen für elektronische Rechnungen

Es wurden Übergangsvorschriften festgelegt, um Unternehmen eine Anpassungszeit zu bieten:

1. Übergangsfrist bis 31.12.2026:

• Für Rechnungen zu B2B-Umsätzen, die zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 erbracht werden, kann weiterhin eine Papierrechnung verwendet werden. Auch andere elektronische Formate, die nicht dem neuen Standard entsprechen, dürfen mit Zustimmung des Empfängers übermittelt werden.

2. Sonderregelung für 2027 bei geringem Umsatz:

• Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 dürfen ihre Rechnungen für den Zeitraum 01.01.2027 bis 31.12.2027 weiterhin in Papierform oder im bisherigen Format mit Einverständnis des Empfängers ausstellen.

3. EDI-Verfahren bei höherem Umsatz im Jahr 2026:

• Unternehmen, die 2026 die Umsatzgrenze von 800.000 Euro überschreiten, können im Jahr 2027 für inländische B2B-Umsätze das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) nutzen, sofern sie weiterhin nicht dem neuen Rechnungsformat folgen möchten.

4. Verpflichtung zur Umstellung ab 01.01.2028:

• Ab diesem Zeitpunkt ist die Nutzung des neuen elektronischen Rechnungsformats für alle B2B-Rechnungen verpflichtend, und sämtliche Übergangsregelungen entfallen.

Pflicht zur elektronischen Rechnungsempfang ab 2025

Auch Unternehmen, die ausschließlich an Endkunden (B2C) verkaufen, sind betroffen: Sie müssen ab dem 01.01.2025 den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen für ihre Lieferanten oder Geschäftspartner sicherstellen. Diese Regelung gilt für alle Unternehmen unabhängig von der oben genannten Übergangsregelung und schafft eine Grundlage für einheitliche, digitale Prozesse in der Geschäftswelt.

Fazit: Jetzt auf die neue eRechnung umstellen

Die Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung und die beschlossenen Übergangsregelungen bieten Unternehmen Zeit zur Anpassung, aber sie unterstreichen auch die Notwendigkeit, frühzeitig auf eine nachhaltige Lösung umzusteigen. Um den neuen gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden, ist es ratsam, sich bereits jetzt mit den technischen Anforderungen und den möglichen Lösungen zur Umstellung auf eRechnungen vertraut zu machen.

Nutzen Sie unsere Rechnungs-Hilfe.de, um den Umstieg auf E-Rechnungen einfach und professionell umzusetzen.